Dobra organizacija i planiranje poslovanja preduvjet su njegove uspješnosti. Njima se osigurava jasnoća u donošenju odluka i pouzdanost u njihovoj provedbi, a smanjuje nasumičnost i neučinkovitost. Ovo je pravilo potrebno primijeniti i na aktivnosti zaštite. Ne samo da one moraju biti planirane, već moraju biti planirane u skladu s ukupnim poslovanjem knjižnice. U tome će pomoći izrada ključnog dokumenta koji se obično naziva politika zaštite.

Što je politika zaštite i zašto je potrebno imati takav dokument?

Politika zaštite (engl. preservation policy) je pisani dokument koji, najkraće rečeno, predstavlja okvir za djelovanje u svrhu očuvanja građe. Njen je cilj olakšati donošenje odluka o zaštiti građe i učiniti ih konzistentnijim. Politika zaštite treba prije svega odgovoriti na pitanje što, zašto i koliko dugo štititi, ali može dati odgovore i na pitanja kako zaštititi građu i kojim redom, odnosno koji su prioriteti pri tome.

Postojanje politike zaštite važno je za sustavno i učinkovito planiranje aktivnosti zaštite. Ukoliko ne postoji takav dokument vrlo je lako izgubiti iz vida bitne elemente u poslovanju neke ustanove te se u odlučivanju rukovoditi trenutnim trendovima, ili odabrati rješenje ne promišljajući kako ono utječe na postojeće aktivnosti zaštite ili kakav će imati dugoročni utjecaj. Dobra politika zaštite brzo će i učinkovito usmjeriti ne samo tekuće aktivnosti zaštite koje se obavljaju, već i nove ideje i projekte koji se žele pokrenuti, kao i iznenadne i nepredviđene probleme. Zaštita nije izolirana niti samodostatna aktivnost u knjižnici. Zato prilikom izrade politike zaštite treba uzeti u obzir svrhu ustanove, prirodu zbirke (formate, materijale), ostale zadaće ustanove (kao što su nabava, čuvanje, pristup, korištenje, sigurnost i sl.), suradnju s drugim ustanovama te dostupne financijske i ljudske resurse.

Kako sastaviti politiku zaštite za vlastitu ustanovu?

Prema M. Foot koja se intenzivno bavila ovom problematikom i s teorijskog i s praktičnog aspekta,  u politiku zaštite treba ugraditi sljedeće elemente:

• opseg i obuhvat politike zaštite;

Politika zaštite može se odnositi na cijeli fond ili njen određeni dio, npr. određenu vrstu građe, vrstu materijala ili zbirku od posebne važnosti. Obuhvatom se definira što je sve pokriveno politikom zaštite i na što se ona odnosi. Najbolje je da politika zaštite neke ustanove bude što sveobuhvatnija, no da u njoj budu zastupljene i prepoznate specifičnosti određenih dijelova fonda.

• svrha i zadaća ustanove;

Politika zaštite treba biti temeljena na svrsi i zadaći ustanove i njenih zbirki koji proizlaze iz poslanja ustanove. Svrha ustanove te način na koji ona djeluje prevladavajući su čimbenici koji će usmjeriti politiku zaštite. Zato je važno prije sastavljanja politike zaštite imati napisano poslanje ustanove koje će usmjeriti ne samo konkretne aktivnosti, već i pristup, odnosno filozofiju zaštite.

• filozofija zaštite;

Politika treba sadržavati izjavu o tzv. filozofiji zaštite. Filozofija zaštite zapravo znači koji je koncept i pristup zaštiti odabran u određenoj ustanovi te na koje aktivnosti zaštite će se staviti naglasak. Pri tome je potreban uravnotežen odnos preventivne i korektivne zaštite, temeljen na standardima i profesionalnosti.

• resursi;

Politiku zaštite trebaju podržavati ljudski i financijski resursi kako bi ona bila objektivno izvediva i realna. No resursi u svakom slučaju ne trebaju predstavljati ograničenje u stvaranju politike zaštite jer se čak i s minimalnim resursima može sastaviti i implementirati politika zaštite te u njoj navesti smjernice koje će poslužiti kao mjerljivi i dostižni ciljevi. U ovom se dijelu mogu navesti i odgovornosti za implementaciju politike zaštite u svakodnevno poslovanje knjižnice.

• potrebe zbirki;

Politika zaštite treba biti temeljena na procjeni potreba za zaštitom zbirke, uzimajući u obzir vrijednost i rijetkost građe, koliko se često i na koji način ona koristi te kako je pohranjena i u kakvom je stanju. Odgovore na ovakva pitanja moguće je dobiti učinkovitim ispitivanjem stanja fonda te praćenjem načina i učestalosti korištenja građe.

• povezanost s ostalim aspektima poslovanja knjižnice;

Politika zaštite svakako je povezana s politikom nabave, čuvanja i pristupa. Odluke o zaštiti trebalo bi uzeti u obzir već prilikom nabave građe te kod svih odluka o njenom čuvanju, pristupu i korištenju. U ovom dijelu politike zaštite potrebno je navesti kako ostali segmenti poslovanja utječu na stanje zbirki, o čemu treba razmišljati prilikom donošenja odluka o nabavi, čuvanju, korištenju građe i sl. te na koji način aktivnosti zaštite treba uključiti u cjelokupno poslovanje ustanove.

• sigurnost zbirke, pohrana i kontrola mikroklimatskih uvjeta;

Politika zaštite treba uključiti konkretne smjernice za provođenje aktivnosti kojima će se postići sigurnost zbirke, stvoriti optimalni mikroklimatski uvjeti i osigurati optimalan način pohrane, uzimajući u obzir ponovno narav zbirke, okolnosti u kojima je smještena, samu zgradu knjižnice te raspored prostorija u njoj. Neke od ovih elemenata je moguće promijeniti i unaprijediti dok neke nije, no potrebno ih je navesti kako ih se ne bi zapostavilo, primjerice pri potencijalnom renoviranju zgrade.

• rukovanje zbirkama;

Politika zaštite treba dati smjernice o pravilnom rukovanju zbirkama. Ovaj je dio politike zaštite vrlo važan jer daje do znanja osoblju da je primjereno svakodnevno rukovanje građom iznimno važno za njeno očuvanje i dugoročnu zaštitu. Korisnike je također potrebno poučiti pravilnom rukovanju građom i savjesnom korištenju. Primjereno rukovanje zbirkama ne zahtjeva dodatne resurse, a u velikoj mjeri doprinosi očuvanju i zaštiti zbirki te produžuje vijek njihovog korištenja.

• preformatiranje (mikrofilmiranje, digitalizacija);

Politika zaštite treba uključivati i politiku preformatiranja u kojoj treba biti jasno istaknuto kakva se građa prenosi na drugi medij i zašto te na koji način, odnosno kojom metodom se to izvršava.

• izložbe i posudba;

Politika zaštite treba sadržavati i upute kako postupati s građom kada ona izlazi iz okruženja u kojemu je pohranjena u knjižnici, dakle u slučajevima različitih izložbi, ali i posudbe. Pri tome trebaju biti definirani uvjeti pod kojima se građa izlaže na izložbama, od kontrole mikroklimatskih uvjeta i osvjetljenja do stalaka na koje se građa postavlja pri izlaganju. Isto tako potrebno je naglasiti koja se građa daje na posudbu i na koji ju je način moguće koristiti. Važno je navesti i postupke prilikom međuknjižnične posudbe koji će doprinijeti sigurnosti i zaštiti građe.

• upravljanje rizikom;

Politika zaštite treba uključiti smjernice za upravljanje rizikom kojemu građa može biti izložena. Izloženost riziku može biti svakodnevna, uslijed korištenja građe ili uslijed prirodnog starenja materijala, ili izvanredna, uslijed ekstremnih uvjeta poput katastrofa. Plan za slučaj katastrofe najčešće je zaseban dokument, no u politici zaštite trebaju biti navedeni njegovi osnovni elementi te upućeno na detaljan i razrađen plan.

• ažuriranje;

Politika zaštite mora biti “živi dokument”, redovno ažuriran i nadgledan, te s njim moraju biti upoznate sve osobe uključene u rad ustanove. Ukoliko politika zaštite ostane samo deklarativni dokument koji se ne koristi pri donošenju odluka i svakodnevnom poslovanju, njegova svrha ostaje promašena. Odluka o učestalosti ažuriranja može se navesti na kraju dokumenta.

Zaključno o izradi politike zaštite treba reći sljedeće:
Važno je da svi navedeni elementi politike zaštite budu u nekoj mjeri zastupljeni, a o samoj ustanovi će ovisiti kojim redoslijedom će ih navoditi i koliko će pojedini element biti opširan. Treba upamtiti sljedeće: da bi politika zaštite bila učinkovita, mora imati jasno izražene ciljeve te definirane resurse i odgovornost za njihovo ostvarivanje.

Evo jednog konkretnog primjera politike zaštite izrađenog za knjižnicu Filozofskog fakulteta u Osijeku.

Način na koji će se mjere zaštite provesti razlikovat će se od knjižnice do knjižnice, ali zajedničko svima trebao bi biti cjelovit pristup objedinjen politikom zaštite.

Na koji se način mogu organizirati aktivnosti zaštite te podijeliti odgovornost za njihovu provedbu?

Način na koji će se mjere zaštite provesti svakako ulazi u organizacijsku domenu knjižničnog poslovanja. I ovdje treba istaknuti da će se organizacija zaštite razlikovati od knjižnice do knjižnice shodno njenim potrebama, veličini i drugim specifičnostima. U prednosti su knjižnice unutar kojih djeluju odjeli zaštite kao zasebne ustrojbene jedinice. Nažalost takove knjižnice su malobrojne. No bez obzira na veličinu knjižnice i brojnost osoblja, organizacija aktivnosti zaštite nužan je i neizostavan dio poslovanja. Postoji nekoliko mogućih institucionalnih modela organizacije aktivnosti zaštite (vidi Tablicu 1). Načini organizacije zaštite na institucionalnoj razini ovise prvenstveno o vrsti i veličini knjižnice, no tu je jako važno i koliko knjižnica prepoznaje važnost i ulogu zaštite u svom poslovanju. Na institucionalnoj razini modeli organizacije zaštite mogu se očitovati u stvaranju posebnog odjela zaštite unutar knjižnice, organizaciji manje jedinice zaštite posvećene provedbi određene aktivnosti (primjerice knjigovežnice, laboratorija i sl.), pokretanju programa zaštite, dodjeljivanju radnog mjesta knjižničara stručnjaka za zaštitu koji onda skrbi za sva pitanja vezana za zaštitu zbirki u nekoj ustanovi, ili dodjeljivanju poslova vezanih za zaštitu već postojećem osoblju i njihovim stalnim aktivnostima što se pokazuje kao najmanje učinkovit model. Još jedan mogući model je konzorcijski institucionalni model. Podrazumijeva udruživanje više ustanova, ali ne s ciljem da djeluju nacionalno, već da djeluju u okviru svojih ustanova. Karakterizira ga suradnja između nekoliko sličnih ustanova s ciljem rješavanja zajedničkog problema racionalnijom raspodjelom i dijeljenjem resursa.

Tablica 1: Organizacijski modeli zaštite (Krtalić, 2010)

INSTITUCIONALNI MODELI
VRSTA	ULOGA I OPSEG ODGOVORNOSTI
Odjel za zaštitu	Uloga: Unutar odjela za zaštitu grupiraju se aktivnosti zaštite. Odjel je ravnopravan s ostalim odjelima unutar knjižnice. Postoji čvrsta organizacijska struktura, a time i bolje zagovaranje i autoritet u donošenju i implementaciji odluka i aktivnosti zaštite. Karakteristike: Samostalno iniciranje i organiziranje aktivnosti. Uključenost u proračun i godišnje planove. Osigurana stabilnost i kontinuiranost.
Program zaštite	Uloga: Program zaštite provodi se s ciljem da se organizira i implementira određena aktivnost zaštite kako bi se riješio konkretan problem. Karakteristike: Projektna organizacija, manje sveobuhvatan, više usmjeren ne pojedinačne aspekte zaštite. Moguća detaljna razrada i primjena pojedinih aktivnosti.
Jedinica za zaštitu	Uloga: Jedinica za zaštitu najčešće podrazumijeva uspostavu strukture koja podržava provođenje neke konkretne aktivnosti zaštite koja se učestalo provodi u knjižnici. Primjerice, knjigovežnica, laboratorij i sl. Karakteristike: Usmjeren na jednu vrstu aktivnosti u zaštiti. Pitanje isplativosti i učinkovitosti. Prevladava poimanje zaštite kao te određene aktivnosti koja se provodi.
Knjižničar stručnjak za zaštitu	Uloga: Knjižničar stručnjak za zaštitu odgovoran je za osmišljavanje i realizaciju aktivnosti zaštite u konkretnoj knjižnici. Pregovara s ostalim osobljem i upravnim tijelima. Zagovara aktivnosti zaštite. Organizira i implementira. Osvješćuje. Karakteristike: Dodjela odgovornosti za zaštitu jednom članu osoblja. Učinkovitost ne ovisi toliko o sustavu koliko o osobnim afinitetima i sposobnostima osobe zadužene za taj posao.