Zašto je procjena stanja početni korak u organizaciji aktivnosti zaštite?

Da bi aktivnosti zaštite doista postale integralni dio knjižničnog poslovanja, potrebno je prije svega poznavati specifičnosti i zahtjeve fonda. Više je načina na koji je moguće procijeniti u kakvom je stanju fond neke knjižnice, a oni variraju od vrlo jednostavnih do vrlo složenih.

Tri najučestalija načina procjene su opća procjena zaštite, ispitivanje stanja fonda na temelju uzorka i ispitivanje pojedinačnih jedinica građe. Opća procjena zaštite je vrlo sveobuhvatna i njome se procjenjuju trenutne okolnosti u kojima je građa smještena, zgrada i okolina, ali i čitav niz čimbenika koji indirektno utječu na aktivnosti zaštite. Uspoređuju se provedene aktivnosti, prošli događaji koji su se odrazili na stanje fonda, educiranost osoblja, pisana dokumentacija vezana za zaštitu, spremnost za slučaj katastrofa, sigurnost, zastupljenost aktivnosti zaštite u ukupnom poslovanju ustanove i sl. Ispitivanje stanja fonda koje će se ovdje detaljnije opisati smatra se statističkom studijom kojom se na temelju primjereno odabranog uzorka prikupljaju podatci koji daju sliku o fizičkom stanju određenog fonda te glavnim prijetnjama. Ispitivanje pojedinačnih primjeraka najdetaljniji je način prikupljanja podataka o jedinicama građe, no samim time i najdugotrajniji. Primjena određene metode razlikuje se ovisno o svrsi koja se želi postići, a to može biti uvid u cjelokupni kontekst zaštite fonda, uvid u prevladavajuće probleme kada je u pitanju zaštita ili detaljni uvid u stanje određenih jedinica građe.

Kada se želi dobiti uvid u opće stanje fonda i prevladavajuće probleme, optimalnim se smatra ispitivanje stanja fonda korištenjem uzoraka pri čemu se na temelju utvrđivanja stanja određenog broja jedinica građe koje se smatraju reprezentativnima za cijeli fond, dolazi do vrlo konkretnih podataka primjenjivih na cjeloviti fond. Procjene stanja fonda omogućuju uvid u njegovo fizičko stanje te daju podatke o uzročnicima, vrsti i intenzitetu oštećenja. Takvi su podaci dragocjeni jer omogućuju kvantifikaciju i kategorizaciju problema te osiguravaju da se aktivnosti zaštite, vrlo ograničeni resursi koji su raspoloživi te aktivnosti osoblja doista usmjere tamo gdje će postići najučinkovitije rezultate i riješiti postojeći problem. Podaci dobiveni ispitivanjima stanja fonda vrlo su jak argument i za strateško i financijsko planiranje i pregovaranje s odgovornim tijelima.

Kako provesti procjenu stanja korak po korak?

Ispitivanje stanja fonda je statistička studija. Temelji se na pretpostavci da je moguće prikupiti pouzdane informacije o fizičkom stanju zbirke na temelju objektivnih i kvantificiranih podataka dobivenih ispitivanjem manjeg broja jedinica iz primjereno odabranog uzorka. Fizičko stanje zbirke ispituje se in situ, a dobiveni rezultati daju dokaze o oštećenosti cjelokupne zbirke na temelju ispitivanja reprezentativnog uzorka. Ova je metoda optimalna kada se želi brzo i učinkovito prikupiti podatke o stanju fonda kako bi se potpomoglo argumentirano donošenje odluka o zaštiti ili traženje sredstava. Provedba ispitivanja stanja fonda obuhvaća sljedeće korake:

a) Definiranje uvjeta provedbe ispitivanja stanja

Prvi je korak u provedbi ispitivanja stanja definiranje uvjeta provedbe. Pod tim se uvjetima podrazumijeva definiranje vremenskog perioda, odnosno trajanja ispitivanja stanja, definiranje projektnog tima, razrada plana te načina analize i obrade rezultata, kao i vrednovanja i implementacije dobivenih podataka. Ispitivanje stanja knjižničnog fonda preporučuje se provesti u roku od tri do pet radnih dana. Kraće vremensko razdoblje može biti prekratko da bi se prikupili podaci (ovisno o veličini fonda), dok se u dužem vremenskom razdoblju aktivnost raspršuje, smanjuje se volja i koncentracija osoblja, a ostale djelatnosti mogu biti zapostavljene. Smatra se najučinkovitijim ako ga provode dvije do četiri osobe (preporučljivo djelatnici knjižnice, no to mogu provesti i druge osobe s osnovnim poznavanjem knjižnične struke i zaštite građe kao aktivnosti unutar knjižničnog poslovanja).

b) Odabir uzorka

Ispitivanje stanja zbirke temelji se na pretpostavci da je moguće prikupiti pouzdane informacije o fizičkom stanju zbirke na temelju objektivnih i kvantificiranih podataka dobivenih ispitivanjem manjeg broja primjereno odabranog uzorka. Odabir uzorka stoga je jedna od važnijih stavki u provedbi ovakvog istraživanja. Pravilno odabran i reprezentativan uzorak dat će podatke čijim se poopćavanjem dobiva uvid u stanje cjelokupnog fonda. Uzorak u ovom slučaju predstavlja određeni broj jedinica građe koje će se opisati. Stručna literatura napisana na temelju provedenih istraživanja preporučuje da veličina uzorka obuhvaća 400 jedinica građe, bez obzira na veličinu fonda, jer se to smatra dovoljnim brojem jedinica da bi se dobili relevantni podaci, te ujedno i dovoljno malim brojem da bi provedba ispitivanja bila realno izvediva. Nekoliko je mogućih načina odabira jedinica građe za uzorak. Jedan je slučajni odabir svake n-te knjige s police. Drugi je stratificirani odabir gdje se fond podijeli u kategorije te se iz svake od njih uzima određeni broj primjeraka za opis. Te kategorije mogu biti sadržajne, primjerice iz svake skupine građe opisuje se dio jedinica, ili ukoliko je fond pohranjen u različitim prostorima, iz svakoga se odabire dio u uzorak. Za stratificirani slučajni uzorak može se primjerice iz svake UDK skupine odabrati određeni broj jedinica. Pri tome nije odabran jednak broj jedinica građe iz svake UDK skupine u fondu neke knjižnice, budući da ni svaka skupina obično ne sadrži jednak broj jedinica građe. Treba nastojati da se u odabiru uzorka odrazi zastupljenost i korištenost svake skupine. Svaka knjižnica treba odrediti način odabira uzorka ovisno o specifičnosti svog fonda i karakteristikama prostora u kojemu je fond pohranjen.

c) Sastavljanje tablice za opis stanja

Kod sastavljanja tablice za opis, bitno je obratiti pozornost na razinu potrebnog znanja te učinkovitost provedbe aktivnosti. Ovdje se nameće pitanje kolika je potrebna razina poznavanja tematike zaštite knjižnične građe, specifičnih svojstava materijala te uzroka oštećenja da bi se opće stanje određenog fonda moglo kvalitetno opisati. Iako postoje brojni elementi u opisu stanja fonda, potrebno je pronaći jednostavan i učinkovit način kako bi se prikupili najkorisniji podaci te kako bi to moglo napraviti knjižnično osoblje bez posjedovanja specifičnih znanja o zaštiti knjižnične građe. Predložak koji se koristi za opis mora omogućiti što učinkovitije i brže prikupljanje podataka. Jedan od mogućih načina je primjerice ovakva opis stanja. Tablica je kreirana na način da jednostavno i brzo omogući prikupljanje relevantnih podataka (vrsta građe, vrsta materijala i tehnika zapisa, vrsta i uzročnik oštećenja te intenzitet oštećenja) te ju može ispuniti knjižnično osoblje s prosječnim poznavanjem problematike zaštite. Popunjava se označivanjem kućica. Nije namijenjena za detaljan opis oštećenja (kako je to uobičajeno kod primjene konzervatorskih i restauratorskih postupaka) na pojedinačnim jedinicama građe niti je za nju potrebno imati specifična znanja iz područja konzervacije i restauracije.

 d) Tijek prikupljanja podataka

Kada su definirani uvjeti provedbe ispitivanja stanja, pažljivo odabran uzorak i kreirana tablica za opis stanja, može se krenuti s provedbom aktivnosti. Ukoliko se tablice ispunjavaju ručno, potrebno je fotokopirati broj tablica koliko ima odabranih jedinica u uzorku (za svaku jedinicu građe jedna tablica). Svakoj se osobi koja provodi ispitivanje odredi koje će jedince opisati (koje police, koji dio skladišta i sl.). Jedinica građe uzima se s police, opisuje se u tablicu te se vraća na svoje mjesto na polici. Knjige se ne izdvajaju iz fonda tijekom provedbe aktivnosti. Ukoliko je moguće, podatke je preporučljivo unositi izravno u računalni program (primjerice relacijsku bazu podataka u MS Accessu) što olakšava kasniju obradu podataka.

e) Obrada i prikaz podataka

Prikupljeni podaci se obrađuju statistički. Predlaže ih se prema postotku i/ili u brojčanim vrijednostima prikazati grafički iz čega je onda jasno vidljiva prevladavajuća vrsta i stupanj oštećenja kao i vrsta materijala u zbirci, distribucija materijala u određenim kategorijama oštećenja te distribucija vrste građe u određenim kategorijama (za primjer vidi Sliku 1). Moguće je dobiti i dodatne kvantitatvne i kvalitativne informacije o povezanosti pojedinih elemenata, npr. egzaktno ustanoviti povezanost određene vrste oštećenja s uzročnikom ili povezati vrstu materijala s vrstom oštećenja i sl.

Slika 1. Primjer grafičkog prikaza rezultata provedenog ispitivanja stanja

f) Analiza i interpretacija rezultata

Jednom kada su podaci prikupljeni, njihova analiza treba dati odgovore na sljedeća pitanja: Postoje li uočljive grupe oštećenja? Ima li neočekivanih i iznenađujućih podataka? Mogu li se podaci usporediti s izvještajima drugih knjižnica? Koja skupina materijala ima najviše oštećenja? Koliko su ti problemi ozbiljni u odnosu na upotrebu tih jedinica ili njihovu vrijednost? Koje su skupine materijala u dobrom fizičkom stanju? Je li to posljedica nekih konkretnih koraka koji se mogu poduzeti i na druge skupine? Koje bi kratkoročne mjere ublažile probleme dok ne bude moguće provesti dugoročna rješenja? Koje su prepreke u iznalaženju rješenja? Potrebno je napisati deskriptivni izvještaj u kojemu će se iznijeti uočeni problemi potkrijepljeni statističkim podacima. Izvještaj mora sadržavati zaključak s preporučenim daljnjim aktivnostima.

Što učiniti s dobivenim rezultatima?

Prikupljeni i obrađeni podaci su temeljno polazište koje usmjerava aktivnosti u upravljanju i organizaciji zaštite, a svoj puni značaj dobivaju upravo u interpretaciji i implementaciji. Primjerice, ukoliko se pokaže da je većina oštećenja fonda nastala pod utjecajem nepovoljnih uvjeta temperature i vlage, aktivnosti zaštite treba usmjeriti prema kontroli mikroklimatskih uvjeta. S druge pak strane, ako je većina oštećenja nastala nepažljivim rukovanjem, potrebno je aktivnosti usmjeriti na edukaciju korisnika, ali i osoblja. Preporuke koje se donose na temelju analiziranih podataka trebaju uključivati opis problema, preporučene aktivnosti zaštite, željeni ishod, odgovornost i vremenski okvir za implementaciju predloženih mjera te potrebne financijske i ljudske resurse. Važno je upoznati sve djelatnike knjižnice s provedenim ispitivanjem i dobivenim rezultatima. Nakon toga je potrebno odabrati aktivnosti zaštite koje će se provesti i kojim redoslijedom. Po potrebi se pri tome treba konzultirati sa stručnjacima. Kako preporuke ne bi ostale na deklarativnoj razini, potrebno je težiti realnim rješenjima, a u nekim slučajevima i međurješenjima dok se ne stvore uvjeti za postizanje idealnog stanja. Za uspješnu implementaciju rezultata ključno je osigurati jasnu dodjelu odgovornosti te kasniji nadzor i vrednovanje postignutih rezultata.